Notion vs monday.com: quanto vale davvero ogni strumento per i vostri progetti, attività e automazione?

Notion o monday.com ? Se state cercando uno strumento all-in-one per la gestione dei progetti, l'organizzazione delle attività e la centralizzazione delle informazioni, questi due nomi sono probabilmente in cima alla vostra lista. E a ragione, visto che oggi sono due delle piattaforme di gestione più diffuse per gestire il lavoro collaborativo, ottimizzare il tracciamento delle attività e centralizzare le informazioni nei documenti condivisi.

Ma tra uno spazio di lavoro modulare ultra-flessibile (Notion) e uno strumento di gestione dei progetti visuale e automatizzato (monday.com), la partita è tutt'altro che netta.

👉 Che siate freelance, imprenditori o project manager, la scelta giusta dipende dalle vostre reali esigenze:

• Gestire un progetto di gruppo o un programma editoriale?
• Automatizzare i flussi di lavoro senza bisogno di codificare?
• Centralizzare dati, documenti e follow-up dei clienti?

In questo articolo vi aiutiamo a fare la scelta giusta. Confrontiamo monday.com e Notion punto per punto: caratteristiche, prezzi, automazione, collaborazione, IA, integrazione, interfaccia... e vi forniamo casi d'uso concreti per ogni strumento.

☝️Prêt scegliere l'arma ideale per riprendere il controllo dei vostri progetti? Iniziamo.

Che cos'è monday.com?

Panoramica di monday.com

monday.com è una piattaforma di gestione collaborativa del lavoro pensata per i team che vogliono mantenere il controllo di progetti, attività e risorse, senza perdersi in strumenti troppo complessi. Lanciata nel 2014, monday.com vanta oggi più di 180.000 clienti aziendali in tutto il mondo. Tra questi, Coca-Cola, Hulu e Deezer. La soluzione è intuitiva da usare, anche per le aziende che non si avvicinano a questo tipo di piattaforma di gestione.

Il concetto? Un Work OS (sistema operativo di lavoro) che consente di creare, automatizzare, monitorare e centralizzare tutti i flussi di informazioni, il tutto da un'interfaccia visiva e personalizzabile.

Si rivolge sia alle PMI che ai grandi team di prodotto, marketing o IT, anche per la sua capacità di gestire più progetti contemporaneamente, mantenendo una visione d'insieme.

monday.com si posiziona come una solida alternativa a strumenti come Trello o Asana, ma con più struttura, automazione e reportistica. Con un'interfaccia visiva, potenti funzionalità e una logica orientata al business, monday.com è una soluzione di gestione progettata per migliorare il lavoro di squadra, ottimizzare i processi e soddisfare le esigenze organizzative quotidiane.

Caratteristiche principali di monday.com

monday.com non si limita a gestire le attività. Struttura i vostri progetti come una macchina ben oliata. Ecco le caratteristiche principali offerte da monday.com, a seconda delle esigenze dei vostri team:

• tabelle personalizzabili con più colonne (persona assegnata, stato, scadenza, file, cifre, ecc.);
• viste multiple, come la vista Kanban, il calendario, la timeline, il Gantt, il carico di lavoro, ecc;
  
• potenti automazioni: senza codice, con trigger, condizioni e azioni personalizzate;
  
• dashboard consolidati per raggruppare diversi progetti e monitorare i progressi complessivi;
  
• tracciamento del tempo integrato;
  
• gestione delle dipendenze tra le attività, con visualizzazione delle sequenze;
  
• funzionalità di intelligenza artificiale: scrittura, sintesi, suggerimenti per le attività, ecc;
  
• oltre 200 integrazioni native: Slack, Google Workspace, Notion, Zoom, HubSpot, Microsoft Teams, ecc.
  

monday.com può anche essere personalizzato per usi CRM, HR o IT, grazie ai suoi modelli pronti all'uso e alle opzioni avanzate di gestione dei ruoli e dei diritti.

monday.com

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Vantaggi e svantaggi di monday.com

monday.com è un cruscotto veramente intelligente per la gestione del lavoro di squadra. Ma richiede anche una certa dose di strutturazione per rivelare tutto il suo potenziale.

Ecco i punti di forza che spiegano perché così tanti team stanno adottando monday.com come strumento di gestione centrale:

• un'interfaccia moderna e visuale, facile da adottare anche per i non addetti ai lavori;
• personalizzazione avanzata di tabelle e colonne per adattarle ai processi aziendali;
• viste multiple e potenti (timeline, Gantt, carico di lavoro, ecc.);
• automazioni senza codice che consentono di risparmiare tempo prezioso per le attività ripetitive;
• reportistica consolidata su più progetti tramite cruscotti visivi;
• scalabile, quindi adatto sia ai freelance che ai grandi team;
• numerose integrazioni native per la centralizzazione delle informazioni.

È una soluzione di gestione completa che soddisfa le esigenze di liberi professionisti e grandi aziende, garantendo la centralizzazione delle informazioni.

Lo strumento non è privo di difetti, soprattutto se si cerca una soluzione minimalista o chiavi in mano:

• una curva di apprendimento più ripida rispetto a uno strumento semplice come Notion o Trello;
• un'interfaccia densa che può diventare rapidamente complessa senza un'adeguata strutturazione;
• una versione gratuita limitata a 2 utenti e 3 schede, che non è sufficiente per un team;
• funzionalità avanzate (Gantt, dipendenze, dashboard) riservate ai piani a pagamento;
• prezzo più alto se si vuole sfruttare appieno l'automazione e l'integrazione.

Che cos'è Notion?

Panoramica di Notion

Notion è molto più di un semplice strumento per prendere appunti. È una piattaforma di produttività modulare progettata per organizzare tutto ciò che ruota intorno al lavoro: progetti, attività, documenti, database, contenuti, CRM, wiki del team, ecc.

Cosa promette? Offrire uno spazio di lavoro personalizzabile, senza codifica, in cui costruire i propri strumenti a partire da blocchi (testo, tabella, lista di controllo, data, formula...).

🎯 Dal 2020 Notion è esploso, diventando il beniamino di designer, imprenditori e manager agili. Nel 2024, la piattaforma vanta oltre 30 milioni di utenti in tutto il mondo. Notion è utilizzata da milioni di team in tutto il mondo, tra cui Figma, Duolingo, Reddit e Match Group. Notion si rivolge a freelance, start-up, PMI e anche a grandi gruppi.

Notion si è affermata come piattaforma di lavoro personalizzabile, ideale per creare documenti strutturati, organizzare progetti o gestire un sistema informativo interno.

Caratteristiche principali di Notion

Notion si distingue per la sua estrema flessibilità. Ecco gli elementi essenziali offerti dallo strumento:

• un editor di documenti ultra-flessibile: testo, immagini, embed, codice, tabelle, callout, ecc;
• database dinamici: foglio Excel, kanban, calendario o galleria;
• modelli pronti all'uso: gestione dei progetti, CRM, roadmap dei prodotti, database delle risorse umane, ecc;
• annotazioni legate al progetto (ideali per riunioni, brief, verbali);
• spazi di lavoro condivisi per collaborare, commentare e strutturare le informazioni del team;
• un potente motore di ricerca per trovare qualsiasi elemento in pochi secondi;
• sincronizzazione su più dispositivi e applicazioni mobili ergonomiche;
• integrazione nativa di Notion AI per generare contenuti, riassumere, riformulare e organizzare.

Notion non impone alcuna struttura: si può partire da una pagina vuota e costruire tutto secondo le proprie esigenze, oppure attingere alla galleria di modelli della community. Grazie a queste caratteristiche di flessibilità, Notion può essere adattato a quasi tutti i casi d'uso, dal monitoraggio dei progetti alla gestione dei documenti.

Notion

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Vantaggi e svantaggi di Notion

Il fascino di Notion risiede nella sua flessibilità e nella sua capacità di adattarsi a quasi tutti gli usi. Ma questa libertà ha anche dei limiti. Ecco una panoramica dei punti di forza e di debolezza dello strumento, per aiutarvi a capire se è davvero adatto alle vostre esigenze.

Notion è la cassetta degli attrezzi perfetta per chi ama costruire il proprio sistema. Ecco cosa lo rende così popolare:

• ultra-personalizzabile: potete creare i vostri flussi di lavoro, database, dashboard o wiki;
• design elegante e minimalista: piacevole da usare ogni giorno, senza distrazioni visive;
• Versatile: un unico strumento per la gestione delle attività, la presa di appunti, la documentazione, il database e persino il CRM;
• AI nativa integrata: riassunti automatici, scrittura assistita, generazione di contenuti - un vero e proprio risparmio di tempo;
  
  
• modelli ricchi: una comunità attiva offre modelli per tutti gli usi (progetti, risorse umane, pianificazione editoriale, ecc.);
• collaborazione senza soluzione di continuità: commenti, menzioni, condivisione delle pagine, cronologia delle modifiche;
• prezzo accessibile: ottimo rapporto qualità-prezzo, con una versione gratuita già completa.

Ma Notion non è perfetto. Ci sono anche alcune limitazioni da tenere presenti prima di adottarlo:

• nessuna struttura imposta: tutto viene creato da voi stessi, il che può disorientare i profili meno organizzati;
• poche funzionalità avanzate di gestione dei progetti nativi (niente Gantt, poche automazioni, niente dipendenze);
• automazione limitata senza l'aiuto di strumenti esterni come Zapier o Make ;
• curva di apprendimento se si vogliono strutturare database complessi;
• prestazioni talvolta lente su spazi molto grandi o condivisi su larga scala.

monday.com vs Notion: caratteristiche a confronto

Ecco un confronto sintetico delle caratteristiche essenziali che ci si aspetta da una moderna piattaforma di gestione, per aiutarvi a scegliere quella che meglio risponde alle vostre esigenze aziendali.

Focus sulla gestione dei progetti

👉 Se la vostra priorità è controllare i vostri progetti dalla A alla Z, monday.com è chiaramente all'avanguardia. Progettato fin dall'inizio per la gestione collaborativa dei progetti, lo strumento offre una struttura robusta, molteplici visualizzazioni (Gantt, timeline, carico di lavoro, ecc.) e una vera gestione multiprogetto. Ideale per i team che si destreggiano tra diverse scadenze, parti interessate e livelli di approvazione.

monday.com consente di:

• visualizzare l'avanzamento di più progetti contemporaneamente,
• gestire le dipendenze tra le attività
• identificare rapidamente i punti critici,
• centralizzare stati, file, commenti e scadenze in un unico luogo.

Da parte sua, Notion può occuparsi di gestione dei progetti, ma non è la sua vocazione principale. Si tratta invece di uno spazio di lavoro flessibile che può essere adattato alla logica del progetto. È possibile creare database con stati, date, persone responsabili e persino un calendario o una vista kanban. Ma bisogna costruire tutto da soli e alcuni elementi essenziali (come le dipendenze o gli avvisi) non sono nativi.

💡 Per riassumere:

• Per una gestione dei progetti strutturata e scalabile, monday.com è la soluzione chiavi in mano.
• Per un'organizzazione libera, personalizzata e creativa, Notion fa al caso vostro, a patto che vi piaccia costruire il vostro sistema.

Concentratevi sull'organizzazione e sulla gestione delle attività

Quando si tratta di gestire le attività quotidiane, entrambi gli strumenti brillano... ma non per gli stessi motivi.

👉Notion eccelle come centro di controllo personale o elenco di cose da fare su misura. Grazie ai suoi database, è possibile creare un sistema GTD (Getting Things Done), un kanban minimalista o una visualizzazione del calendario iper-targettizzata. È ideale per i freelance, i progettisti o i manager che desiderano uno strumento leggero e perfettamente adatto al loro modo di lavorare. È possibile collegare le note delle riunioni alle attività, integrare contenuti ricchi, aggiungere tag o priorità: in breve, tutto è malleabile.

👉monday.com, invece, è un must quando ci sono più persone, più progetti o più livelli di convalida. Questo sistema porta le cose ad un livello superiore. Le attività vengono monitorate come team, assegnate a ciascuna persona, con stato e viste condivise (tabella, kanban, timeline, ecc.). Lo strumento consente anche di automatizzare le attività ricorrenti, i promemoria o le notifiche: un vero vantaggio per mantenere la rotta.

💡 Riassumendo:

• Notion è perfetto per la gestione delle attività individuali o contestuali, altamente personalizzabile.
• monday.com è molto più adatto alla gestione collaborativa e operativa, con reportistica integrata e monitoraggio del team.

Focus sull'automazione

👉 Spesso è qui che monday.com apre nuove strade. Infatti, monday.com incorpora un potente sistema di automazione a cui si può accedere senza una sola riga di codice. In concreto, è possibile configurare regole come:

• "Quando un'attività passa a "Completata", notificatela alla persona successiva"."
• "Crea automaticamente un nuovo compito ogni lunedì mattina"."
• "Invia un'e-mail o un promemoria su Slack se si avvicina una scadenza"."

Queste automazioni sono native, visive e possono essere applicate praticamente a qualsiasi azione del sistema (stato, date, incarichi, file, ecc.). Di conseguenza, risparmiamo tempo, evitiamo le sviste e rendiamo i nostri processi più affidabili, senza dover ricorrere a uno strumento esterno.

Notion, invece, è meno avanzato in questo campo. Non include un motore di automazione nativo (almeno non al momento in cui scriviamo, inizio giugno 2025). Per automatizzare un flusso di lavoro, è necessario utilizzare strumenti di terze parti come Zapier, Make o Notion API, il che aggiunge un ulteriore livello di complessità. È possibile, ma meno fluido, soprattutto se non si è abituati a gestire questi strumenti.

💡 Per riassumere:

• monday.com è la scelta più ovvia se si vuole risparmiare tempo con l'automazione chiavi in mano.
• Notion può essere automatizzato, ma al costo di una configurazione più tecnica e in outsourcing.

Focus sull'intelligenza artificiale

Da quando hanno integrato l'intelligenza artificiale nei loro strumenti, Notion e monday.com si sono entrambi concentrati sull' efficienza assistita dall'AI. Anche in questo caso, però, il loro approccio è diverso.

Notion AI è stata una delle prime a puntare sull'intelligenza artificiale, e si vede. L'IA è profondamente integrata nell'esperienza di scrittura:

• generazione di contenuti (brief, articolo, nota di riunione, piano di marketing...) ;
• riassunto automatico di una pagina o di un documento
• riformulazione, correzione, traduzione;
• creazione di liste di controllo o compiti a partire dal testo.

Notion diventa un vero e proprio assistente personale di scrittura, molto utile per chi gestisce documentazione, processi, relazioni o contenuti editoriali.

👉 monday.com, invece, utilizza l'AI in modo più orientato alla produttività operativa. Lo strumento offre :

• suggerimenti di attività o automazione ;
• generazione di riepiloghi di aggiornamenti o discussioni;
• preparazione di risposte ai commenti
• raccomandazioni per organizzare i flussi di lavoro o dare priorità alle azioni.

Si tratta di un'intelligenza artificiale più contestuale, pensata per rendere più fluido il lavoro di squadra e ottimizzare i processi.

💡 Riassumendo:

• Notion AI è la scelta migliore per chi ha molti contenuti testuali da generare o strutturare.
• monday AI si distingue per chi vuole automatizzare, dare priorità o chiarire progetti collaborativi.

monday.com vs Notion: confronto dei prezzi

📌 Nota bene:

• monday.com prevede una tariffa per utente, che può aumentare rapidamente per i team più numerosi.
• Notion è più flessibile per l'uso individuale e offre un pacchetto gratuito più generoso per i freelance o i creatori solitari.

monday.com vs Notion: quale interfaccia è più intuitiva?

Un buon strumento è anche uno strumento che si usa con piacere. Ecco come monday.com e Notion si confrontano in termini di esperienza d'uso.

💡 Per riassumere:

• Notion è più semplice, più veloce da padroneggiare e offre un'esperienza fluida di creazione, organizzazione e scrittura.
• monday.com è più denso, ma pensato per la gestione del team, con un'interfaccia più operativa e strutturata.

monday.com vs Notion: integrazioni a confronto

Un buon strumento di gestione non funziona in silos. Più si collega agli strumenti quotidiani (Slack, Drive, CRM, e-mail, ecc.), più diventa un hub efficace per la collaborazione e l'automazione.

👉 Numero di integrazioni disponibili

• Notion: ⭐⭐⭐⭐☆:
  Oltre 100 integrazioni disponibili, con l'essenziale: Slack, Google Drive, Figma, GitHub, Zoom, Typeform... ma alcune integrazioni avanzate richiedono Zapier o Make.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐⭐ :
  Oltre 200 integrazioni native, accessibili direttamente dalla piattaforma: Slack, Gmail, Zoom, Google Sheets, Outlook, Notion, HubSpot, Salesforce, Zapier... Un ecosistema veramente connesso, senza strumenti di terze parti.

👉 Facilità di configurazione

• Notion: ⭐⭐⭐☆☆.
  Le integrazioni sono semplici da attivare per gli embed o le notifiche. Ma non esiste una logica di automazione nativa. Per scenari complessi, è necessario rivolgersi a piattaforme di terze parti.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  Le integrazioni sono chiare, guidate e spesso collegate alle automazioni. Da ogni tabella è possibile attivare una connessione (Slack, Google, ecc.) e abbinarla a una regola: semplice e potente.

Personalizzazione e automazione

• Nozione: ⭐⭐☆☆☆☆☆☆
  Poche automazioni integrate. Le integrazioni sono statiche, spesso limitate alla visualizzazione (embed, link dinamico). Per automatizzare le azioni, è necessario utilizzare Make o il codice tramite l'API.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  Le integrazioni possono attivare azioni: creazione automatica di attività, invio di avvisi, sincronizzazione con il calendario, ecc. Una vera e propria logica "se questo allora quello" integrata nella piattaforma.

💡 Conclusione:

• Notion rimane efficace per integrazioni semplici ed estetiche, perfette per strutturare uno spazio di lavoro personale o un wiki di gruppo.
• Ma se cercate una connessione fluida tra i vostri strumenti e un'automazione intelligente, monday.com è in testa con un ecosistema più maturo, progettato per orchestrare tutti i vostri flussi di lavoro.

Quando scegliere monday.com o Notion?

monday.com e Notion non sono stati progettati per gli stessi usi o gli stessi profili. Uno struttura, l'altro libera. Ecco alcuni casi d'uso concreti per aiutarvi a decidere quale sia il più adatto al vostro modo di lavorare.

Esempi di utilizzo di monday.com

monday.com è particolarmente adatto ai team che cercano uno strumento solido per organizzare, automatizzare e gestire progetti complessi. Ecco alcune delle situazioni in cui monday.com può essere il vostro migliore alleato:

• Gestite diversi progetti in parallelo, con diverse parti interessate, scadenze multiple e priorità mutevoli.
• Avete bisogno di viste Gantt, dipendenze, tracciamento dei tempi o di strutturare gli sprint/agili in team di prodotto.
• Volete automatizzare i vostri flussi di lavoro: promemoria, incarichi, stato, integrazione con gli strumenti esistenti.
• La vostra azienda sta crescendo e cercate una soluzione scalabile con reportistica, viste consolidate e ruoli differenziati.
• Lavorate in ambienti con più team (marketing + vendite + prodotti + risorse umane) e avete bisogno di centralizzare tutto.

Leggi anche: Trello vs monday.com: qual è lo strumento migliore per la gestione di progetti e attività?

🗣️ Testimonianza di un cliente:

monday.com è molto più bello e veloce degli strumenti che utilizzavamo prima!

Nel complesso, abbiamo notato un netto aumento della nostra produttività. È molto più facile gestire la nostra attività!

Dopo pochi mesi di utilizzo di monday.com, non potevamo più tornare indietro.

Claire Petit, Chargée de Communication Digitale et Projets Evénementiels pour le Programme EVE chez Danone.

Esempi di casi d'uso di Notion

Notion brilla quando si vuole combinare creatività, flessibilità e centralizzazione delle conoscenze. È più adatto a chi ama costruire il proprio metodo e mantenere l'ambiente leggero. Ecco le situazioni in cui sarà la scelta ottimale:

• Siete freelance, solopreneur o creativi e cercate uno strumento all-in-one per i vostri progetti, le vostre note, i vostri orari e il vostro CRM interno.
• Documentate molto: brief, processi, SOP, wiki, pianificazione editoriale, monitoraggio dei progressi... tutto è collegato in Notion.
• Vi piace personalizzare i vostri metodi: viste, proprietà, modelli, gerarchie di pagine.
• Lavorate su scala ridotta, in coppia o in piccoli team, e volete che tutto sia fluido, visivo e piacevole.
• Preferite un approccio non strutturato: nessuna struttura imposta, nessun attrito, solo libertà.

🗣️ Testimonianza del cliente:

Grazie al nostro spazio di lavoro unificato Notion alimentato dall'intelligenza artificiale e alle sue integrazioni, i team lavorano in modo più efficiente e prendono decisioni migliori. L'azienda è meglio organizzata e tutti lavorano in armonia.

Cameron Leavenworth, Directeur informatique chez Ramp

Cosa bisogna ricordare di monday.com vs Notion

Lo strumento giusto dipende soprattutto dal vostro modo di lavorare, dalla maturità della vostra organizzazione e dalla complessità dei vostri progetti.

👉 Se cercate uno spazio di lavoro gratuito, flessibile e all-in-one per centralizzare note, attività, documenti e costruire il vostro metodo, Notion è una soluzione ultra-efficiente. Si distingue per la sua flessibilità, il design elegante e la capacità di unificare tutto in un unico luogo. Ideale per freelance, team creativi o PMI che vogliono rimanere agili.

👉 Se avete bisogno di uno strumento di strutturazione, con viste multiple, automazioni integrate, gestione avanzata del team e gestione multi-progetto, monday.com è chiaramente in vantaggio. È stato progettato per team maturi, PMI in crescita o organizzazioni che necessitano di rigore e coordinamento.

Queste due piattaforme rispondono a esigenze molto diverse in termini di collaborazione, gestione delle informazioni e gestione del lavoro. La scelta giusta dipende dal livello di struttura che si vuole ottenere e dall' uso che se ne vuole fare in azienda.

☝️ La cosa migliore da fare è testare entrambi gli strumenti in un progetto pilota. Vedrete subito quale è il più adatto alla vostra situazione sul campo.

FAQ: monday.com vs Notion

Quale strumento è più facile da utilizzare: Notion o monday.com?

Notion, senza esitazione. La sua interfaccia è fluida e intuitiva e potete creare il vostro primo database o nota in pochi clic.
monday.com offre più potenza, ma richiede un po' di configurazione all'inizio, soprattutto per strutturare le tabelle e le automazioni.

È possibile gestire più progetti in parallelo con Notion e monday.com?

Sì, ma con un approccio diverso:

• monday.com centralizza diversi progetti tramite dashboard, viste consolidate e filtri multi-tabella.
• Notion lavora su base database: è possibile creare un sistema multiprogetto, ma questo richiede una struttura un po' manuale.

Notion e monday.com possono essere utilizzati su mobile?

Sì, entrambi gli strumenti hanno applicazioni mobili ben progettate, disponibili su iOS e Android.

• Notion mobile è perfetto per le consultazioni, per prendere appunti veloci e per gli aggiornamenti più leggeri.
• monday mobile vi permette di gestire le vostre lavagne, di seguire l'avanzamento dei progetti e persino di modificare gli stati o creare attività in mobilità.

Notion o monday.com possono essere utilizzati per il CRM?

Sì, in entrambi i casi:

• monday.com offre un modulo CRM pronto all'uso, con automazioni, pipeline, viste dei clienti, promemoria...
• Notion può essere utilizzato come CRM personalizzabile, ma tutto deve essere costruito tramite un database e delle viste (tabella, kanban, ecc.).

Quali sono le migliori alternative a Notion o monday.com?

• ClickUp: un mix tra Notion e monday.com, ultra-completo e personalizzabile.
• Asana: più strutturato di Notion, più semplice di monday.com.
• Coda: per chi vuole creare documenti dinamici con logica di database.
• Airtable: eccellente per database visuali con logica di progetto leggera.
• Wrike: per grandi team con esigenze avanzate di gestione dei processi.