9 passi per analizzare le vostre esigenze di reclutamento e ottenere il successo delle vostre future assunzioni!

Il reclutamento non ha mai avuto un ruolo così cruciale! Le aziende cercano di rendere i loro processi più efficienti e di ridurre il rischio di errori. I candidati si aspettano un' esperienza di candidatura ineccepibile.

Assumere qualcuno rappresenta un vero e proprio investimento, sia in termini di tempo che di denaro. Assicurarsi di non perdere tempo, denaro o motivazione a causa di un errore di reclutamento è una priorità per le Risorse Umane.

Esiste un metodo che rende il reclutamento più affidabile e massimizza le possibilità di successo: l' analisi delle esigenze di reclutamento.

Utilizzata nelle prime fasi di reclutamento, questa soluzione vi permette di trovare i talenti che corrispondono alle vostre esigenze specifiche, semplicemente ponendovi le domande giuste in anticipo: domande che vi aiuteranno a definire meglio i vostri requisiti.

L'analisi delle vostre esigenze di reclutamento è LA chiave per aumentare le possibilità di successo delle assunzioni. Ma come si fa?
Facciamo il punto!

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Prima di tutto, cosa sono le esigenze di reclutamento?

Esigenze di reclutamento: definizione

Il fabbisogno di reclutamento è una delle prime fasi del processo di reclutamento. Il suo scopo è quello di definire le aspettative in modo molto preciso, lavorando su due aree:

• identificare le ragioni del reclutamento
• determinare i criteri di ricerca del candidato ideale

Analizzando le esigenze di reclutamento, possiamo formalizzare le aspettative e stabilire i criteri di scelta del candidato che meglio risponde alle sfide individuate.

Da non confondere con l'espressione di un bisogno

Mentre l'analisi dei fabbisogni dà origine a una descrizione del lavoro e a un'offerta di lavoro, l'espressione del fabbisogno avviene appena a monte.

È la fase in cui si discute con il manager che sta cercando di assumere: il manager descrive il contesto, i compiti e le competenze richieste per la posizione da ricoprire.

In questa fase, la descrizione rimane sintetica ed è formulata in linguaggio naturale. È compito del reparto risorse umane assicurarsi che il lavoro sia ben definito e che il profilo ricercato sia ben definito. Le risorse umane si assicurano anche che le assunzioni rispondano a un'esigenza immediata o siano in linea con la strategia aziendale a medio e lungo termine.

Perché è importante definire chiaramente le esigenze di reclutamento

Che si tratti di creare un nuovo posto di lavoro o di sostituirne uno esistente, è sicuramente fondamentale reclutare il candidato perfetto. In altre parole, la persona che si integrerà rapidamente nel vostro team e che possiede le competenze richieste.

L 'analisi delle vostre esigenze di reclutamento è quindi un passo fondamentale. Ha una serie di vantaggi:

Trovare il profilo giusto è più facile

Definire correttamente le vostre aspettative avrà un'influenza diretta sulla qualità del processo di reclutamento. Con una visione chiara del profilo desiderato e del contesto di reclutamento dettagliato, potrete scegliere il candidato più adatto senza esitazioni.

Risparmierete molto tempo

Analizzando e formulando le vostre aspettative, potrete risparmiare tempo nella selezione delle candidature: potrete eliminare quelle che non corrispondono. Inoltre, durante tutto il processo, avrete in mente l'esatto profilo e le competenze che state cercando: aumenterete le possibilità di trovare la persona giusta più rapidamente.

Inoltre, rafforzerete il vostro employer brand

Se siete ben preparati, il vostro processo sarà chiaro e il vostro progetto ben formulato. La comunicazione della vostra azienda è migliorata. È più facile per voi rispondere alle domande dei candidati durante il colloquio di lavoro. Un quadro ben definito e un approccio professionale li rassicurano.

Questa azione contribuisce a rendere più incisivo il vostro employer brand (un tema importante nelle risorse umane). Un grande bonus!

I nostri 9 consigli per ottimizzare l'analisi dei fabbisogni di reclutamento

1. Escludete le soluzioni interne

Prima ancora di iniziare a pensare a una descrizione del lavoro, verificate con il vostro manager che siano state prese in considerazione tutte le soluzioni interne. A volte il fabbisogno di competenze può essere soddisfatto trasferendo i dipendenti, formando il personale esistente o riorganizzando il team.

Un dipendente promosso a una nuova posizione può talvolta essere più adatto di un candidato esterno. Inoltre, il processo sarà meno macchinoso!

2. Interpellare i reparti o i dirigenti interessati

Tutte le assunzioni nascono dall' espressione di un bisogno, da parte di un direttore, di un manager o di un team. Il compito del selezionatore è quello di chiarire e approfondire la descrizione dell'esigenza.

Per farlo, potete proporvi di fare un passo indietro e osservare le attività del futuro dipendente. Chiedete la descrizione di una giornata tipo, dei compiti o delle operazioni da svolgere e così via.

In questo modo, potrete individuare l'elenco completo dei compiti e delle responsabilità, assicurandovi di essere sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda il profilo giusto per la posizione da ricoprire.

3. Determinare gli obiettivi del reclutamento

L'assunzione di un nuovo collaboratore aiuterà la vostra azienda a crescere. L'assunzione può sostenere la crescita delle vendite o liberare risorse da destinare ad altri compiti.

Nell'analizzare le vostre esigenze di reclutamento, è quindi essenziale determinare gli obiettivi che state perseguendo. Per trovare le risposte giuste basta porsi alcune domande:

• Perché abbiamo bisogno di assumere?
• Quali obiettivi strategici si possono raggiungere?
• Le nuove competenze aggiunte in questo modo aiuteranno i team a raggiungere i loro obiettivi generali?

4. Formalizzare i requisiti delle competenze

Non avete il tempo di effettuare una valutazione completa? Allora fate il possibile per formalizzare i requisiti delle competenze.

Questi devono essere adattati alle esigenze dell'organizzazione, garantendo al contempo un equilibrio e una complementarietà con il know-how dell'attuale team.

Supportate il manager nella stesura dell'elenco delle competenze richieste per la posizione: competenze commerciali e tecniche, competenze interpersonali e soft skills.

5. Definire il profilo del candidato ideale

Definire il profilo del futuro dipendente ideale permette di fare il punto sulle aspettative e fornisce un quadro preciso delle qualifiche e della personalità ricercate. L'obiettivo? Assicurarsi che il nuovo assunto non solo sia adatto al lavoro, ma anche alla cultura aziendale. Quindi, a cosa bisogna prestare attenzione? 👇

• Competenze tecniche: sono ovviamente i primi criteri da considerare. La valutazione delle competenze e dell'esperienza è necessaria prima di andare avanti nel processo. Elencate le conoscenze strettamente indispensabili per svolgere il lavoro, ma non sovraccaricate l'elenco. I candidati non sono robot!
• Competenze comportamentali: quali sono le soft skills richieste per l'attività dell'azienda? Non tutti sono in grado di tenere la diciassettesima riunione della giornata e di mantenere la calma allo stesso tempo. La comunicazione, il lavoro di squadra e la gestione dello stress possono già servire come base.
• Allineamento con la cultura aziendale: individuare un candidato che si inserisca nell'ambiente di lavoro condividendo i valori dell'azienda è un modo per facilitare la collaborazione a lungo termine.

Il nostro consiglio: per assumere senza sbagliare, fate una prima selezione dei profili prima del colloquio. E il giorno stesso, organizzate una valutazione adeguata. A seconda del vostro settore, stabilite ciò che è essenziale e proponete test tecnici, colloqui comportamentali o simulazioni di situazioni. Non c'è niente di meglio della realtà!

6. Redigere la descrizione del lavoro

È quasi fatta! Avete dettagliato, analizzato e compreso perfettamente le esigenze. Siete in linea con tutte le persone coinvolte nel processo. Ora siete pronti a scrivere il vostro annuncio di lavoro.

Ora potete creare il deliverable che è il risultato dei vostri sforzi: una descrizione del lavoro.

Può essere composta dai seguenti elementi

• il titolo del lavoro
• obiettivi generali
• ruolo nell'azienda, responsabilità, livello di autorità richiesto
• posizione nell'organigramma / posizione gerarchica
• le competenze richieste per la posizione: conoscenze, know-how, livello di formazione, ecc.
• le competenze essenziali: interpersonali, di scrittura, fisiche, intellettuali, ecc.
• i reparti, il personale e i fornitori di servizi esterni con cui il futuro dipendente sarà in contatto
• una presentazione dei compiti e delle responsabilità specifiche
• condizioni di lavoro: numero di ore, orari di lavoro, spostamenti, vincoli particolari, ubicazione della posizione, descrizione dell'ambiente di lavoro, ecc.
• opportunità di sviluppo della carriera
• la retribuzione e la sua composizione (fissa, variabile, commissioni, benefit).

Il vostro profilo professionale darà quindi origine all'annuncio di lavoro.

7. Datevi il tempo e le risorse per pianificare in anticipo

Molte aziende assumono di fretta. In questo caso, l'analisi delle esigenze di reclutamento viene trascurata o affrontata in fretta.

Prendersi il tempo necessario per redigere una descrizione esaustiva e pertinente della posizione da ricoprire è una buona pratica che dovrebbe essere attuata il prima possibile!

Il passo successivo? Pensare alla GPEC, o Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Questo vi permetterà di creare un pool di risorse dedicate alle vostre iniziative di reclutamento globale, sia che vengano realizzate con urgenza sia che vengano preparate in anticipo!

8. Elaborare un piano di reclutamento preventivo

Il piano di reclutamento è la vostra tabella di marcia per anticipare le esigenze future. Questo piano elenca tutte le assunzioni previste a più o meno lungo termine, in conformità con il GPEC. Un piano di qualità sarà definito con precisione con le posizioni disponibili, i profili ricercati, le date di assunzione e il budget stanziato. Un vero e proprio GPS per i reclutatori!

Tuttavia, per essere efficaci, i selezionatori devono anticipare le sfide e gli sviluppi interni dell'azienda e del mercato in Francia e all'estero. La rapida evoluzione di alcune professioni impone un costante adeguamento delle risorse e delle posizioni. Se non si aggiorna il GPS, si rischia di finire in un vicolo cieco... Un' organizzazione flessibile è indispensabile per adattarsi rapidamente all'evoluzione dell'azienda.

9. Dimostrare capacità di adattamento

Di fronte ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dell'azienda, e a seconda di ciascun candidato, l'adattabilità durante il processo di reclutamento è inevitabile. Il reclutamento di un lavoro è un po' come partecipare a una partita di calcio: può cambiare direzione in qualsiasi momento! Tenete le orecchie aperte e modificate la vostra mira di qualche punto percentuale:

• alle candidature: il candidato perfetto che corrisponde alla vostra ricerca su ogni punto potrebbe non esistere. Alcuni profili non corrispondono esattamente alla descrizione del lavoro, ma possono offrire il massimo potenziale di sviluppo. Non fate l'errore di scartarli a priori.

• Il mercato del lavoro: cambia molto rapidamente. Alcuni profili saranno molto richiesti, mentre alcuni settori saranno a corto di candidati. Assumetevi la responsabilità di adattare i criteri o i tipi di contratto al contesto attuale.

• le esigenze di personale dell'azienda: un nuovo bisogno? Un'esigenza diversa? L 'evoluzione di un'azienda può portare a una nuova direzione e a cambiamenti di strategia. Si tratta di adattarsi per restare al passo con la concorrenza.

Quali strumenti possono aiutarvi?

Il questionario sulle esigenze di reclutamento

Per aiutare i manager a esprimere e formalizzare le loro esigenze di reclutamento, perché non creare un questionario dedicato?

Ecco alcuni esempi di campi da aggiungere al modulo:

• il titolo della mansione,
• il dipartimento e il manager che esprime il bisogno,
• una sintesi della posizione e del contesto di reclutamento,
• l'elenco delle funzioni essenziali,
• i prerequisiti (esperienza, formazione),
• le competenze e le conoscenze richieste.

Questo documento è una buona base per iniziare l'analisi e risparmiare tempo. Perfetto, perché è facile e veloce da mettere in pratica! Il reparto Risorse Umane riceve una richiesta dettagliata e precisa, ma soprattutto armonizzata tra tutti i reparti e tutti i manager.

La tabella dei fabbisogni di reclutamento

Si tratta di un documento più completo per l'identificazione delle esigenze. Può assumere la forma di una griglia di definizione dei bisogni. Aiuta anche a stabilire le priorità delle varie azioni.

Questa tabella vi aiuterà a rispondere alla domanda: chi, per fare cosa, come, perché e quando?

Si può comporre in diverse fasi:

1. Fate un elenco delle competenze esistenti nei vostri team;
2. Se alcune competenze sono possedute solo da una persona, indicate se è necessario pianificare un sistema di sostituzione (chi assume i compiti di questa persona in caso di assenza? Si può formare un dipendente o si deve prendere in considerazione un'assunzione?
3. evidenziare le competenze mancanti. Distinguere tra le competenze attualmente mancanti (urgenti) e quelle che saranno necessarie per lo sviluppo previsto dell'azienda (da programmare).

Ad esempio:

Il ruolo di questa tabella è quello di aiutarvi a vedere le cose più chiaramente nella pratica. Tuttavia, questa tabella da sola non basta! Deve essere combinata con altri elementi, come il modulo di descrizione del lavoro o il modulo di espressione dei bisogni, che sono ideali per dare una struttura precisa a tutti i compiti associati al posto.

Il modulo di espressione delle esigenze di reclutamento

Considerate il modulo di espressione dei bisogni come la prima parte del vostro progetto di reclutamento, la fase di base. Questo documento preparatorio contiene le informazioni chiave sulla richiesta:

• la posizione
• le mansioni
• il tipo di dipendente richiesto e il contesto,
• le ragioni dell'assunzione.

Idealmente, include anche un punto sulla retribuzione della persona. Non è sempre così, ma è una soluzione prudente per rimanere in linea con il budget disponibile ed evitare di perdere tempo con futuri talenti le cui aspettative salariali sono troppo distanti.

☝️ Attenzione a non confondere questo modulo con il questionario, che è più flessibile e collaborativo.

• Il questionario viene utilizzato dai team per definire le loro esigenze specifiche prima di essere trasmesso alla direzione delle risorse umane.
• Il modulo di espressione dei bisogni è un documento più formale, convalidato dalla direzione, che servirà come base per l'annuncio di lavoro.

Questa fase cruciale evita le ambiguità e garantisce che i requisiti siano condivisi da tutti in azienda, a monte del processo. Meglio un documento chiaro che un grande momento di solitudine durante il colloquio, quando vi verrà chiesto perché esiste il lavoro. 😬

Software di reclutamento

Per rendere il vostro processo di reclutamento più semplice, armonizzato e professionale, prendete in considerazione l'idea di dotarvi di un software specializzato. Si tratta di ausili preziosi per far risparmiare tempo ai selezionatori, liberandoli da compiti lunghi e ripetitivi.

Ecco alcuni esempi di software che possono aiutarvi fin dalla fase di analisi delle esigenze di reclutamento:

• Beetween ottimizza l'intera fase di pre-assunzione e non solo: potete comunicare direttamente con le persone coinvolte nel reclutamento tramite la messaggistica integrata, impostare le richieste di autorizzazione al reclutamento direttamente nello strumento collaborativo e rimanere informati sull'avanzamento delle vostre richieste tramite notifiche;
  
  
• Taleez automatizza le richieste di apertura di posti di lavoro grazie a un modulo dedicato: definite i ruoli (candidati/validatori), create modelli, seguite le vostre richieste su un cruscotto di monitoraggio aggiornato in tempo reale e, non appena una richiesta viene convalidata, viene automaticamente integrata nel vostro ATS.
  
  

Qualunque sia la vostra scelta, un ATS rende più facile e veloce il reclutamento, centralizzando le informazioni necessarie per il processo. Inoltre, questo software offre la possibilità di automatizzare le attività, come l'ordinamento automatico dei CV in base a criteri prestabiliti.

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Lasciate che l'analisi dei fabbisogni di reclutamento della vostra azienda fiorisca!

In breve, l'analisi dei fabbisogni di reclutamento è una fase essenziale del vostro processo di reclutamento. Se le dedicherete tempo e attenzione, vi ripagherà ampiamente, perché i vantaggi sono molteplici: una migliore organizzazione, un ovvio risparmio di tempo e una buona pratica che aiuterà il vostro employer brand a brillare.

Potrete quindi concentrarvi sul resto del processo in tutta tranquillità: pubblicare l'annuncio di lavoro, esaminare le candidature e selezionare le migliori, definire chi si occuperà della selezione e quale metodo sarà consigliato per i colloqui. E non dimenticate la firma del contratto e l' onboarding, per un'esperienza di prim'ordine del candidato!