I 10 fattori che portano alla resistenza al cambiamento nelle aziende... e le soluzioni!

"Era meglio prima!

Chi non ha sorriso quando ha sentito questa espressione cara ai nostri anziani (e non solo...)? Ma va detto che la resistenza al cambiamento è molto diffusa anche sul posto di lavoro. Infatti, secondo uno studio di McKinsey e Prosci, solo il 30-50% dei progetti di cambiamento ha successo. È chiaro che per alcuni dipendenti di un'azienda non è facile abbandonare la propria comfort zone e la propria rassicurante routine.

State pianificando grandi cambiamenti all'interno della vostra azienda e temete di non riuscire a coinvolgere tutti?

Niente panico.

La resistenza al cambiamento è una parte intrinseca della natura umana, ma può essere modificata. È assolutamente possibile mettere in atto una strategia di gestione del cambiamento per coinvolgere la maggior parte dei dipendenti.

Ma come? Leggete questo articolo per scoprire quali sono le fasi della resistenza al cambiamento e come accompagnarle con una politica di dialogo sincero e costruttivo, per ottenere alla fine l'assenso e il sostegno dei vostri team.

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Definire la resistenza al cambiamento

La resistenza al cambiamento è l'espressione ragionevole e legittima dei rischi che il cambiamento comporta per le parti interessate.

Michel Crozier

Secondo la definizione di Michel Crozier, la resistenza al cambiamento si riferisce all'atteggiamento di un individuo che è riluttante ad accettare un cambiamento nella sua condizione o nel suo modo di vivere. È un fenomeno naturale e frequente.

Per estensione, può essere riscontrata anche nel mondo del lavoro. È la paura del cambiamento in un'azienda, causata ad esempio da :

• un'acquisizione aziendale
• una fusione tra due entità
• esternalizzazione di parte dell'attività,
• un trasferimento di sede,
• trasformazione digitale,
• lo sviluppo di nuovi metodi di gestione,
• cambiamento organizzativo,
• l'integrazione di un nuovo strumento di lavoro,
• l'applicazione di nuove norme giuridiche, ecc.

Ma perché nasce la paura quando si cambiano le abitudini in questo modo?

Perché la resistenza al cambiamento?

Gli esseri umani non sono uguali quando si tratta di gestire il cambiamento.

Tutti abbiamo conosciuto persone ricettive al cambiamento, che amano le sfide e sono galvanizzate dalle novità.

Altre, invece , provano angoscia e/o rabbia, tanto più profonda quando il cambiamento riguarda qualcosa di importante per l'individuo, come la sua base di valori.

Vediamo ora in dettaglio i diversi fattori chiave che portano alla resistenza al cambiamento.

Fattori individuali

L'apprensione per l'ignoto, la paura di non essere all'altezza, la prevalenza dell'interesse personale su quello collettivo... I fattori individuali rivelano pensieri limitanti e/o la paura di perdere vantaggi personali.

Per le persone interessate, il cambiamento mette in discussione la percezione del mondo del lavoro che hanno costruito.

Fattori collettivi e organizzativi

Al di là dei costrutti mentali dell'individuo, esistono fattori legati al collettivo e alla struttura stessa dell'azienda. Questi sono tanto più presenti nelle organizzazioni storicamente meno flessibili o nei gruppi più coesi.

Questi ostacoli legati al gruppo sono legati, ad esempio, a :

• paura di perdere i benefici sociali
• paura di migrare verso un nuovo modo di operare e di gestire,
• preoccupazione che la coesione del gruppo venga intaccata (trasferimento di alcuni reparti, ad esempio), ecc.

Fattori legati agli agenti del cambiamento

Che si tratti della direzione aziendale, di un manager, di un dipendente o di un consulente, l'agente che avvia e/o guida il cambiamento si rivela talvolta causa di resistenza. Ciò accade in particolare quando :

• il cambiamento è percepito come una lotta di potere,
• la legittimità dell'agente di cambiamento è messa in discussione (giudicato troppo giovane, troppo incompetente in materia, non immerso nel DNA dell'azienda, ecc.)

Fattori legati al cambiamento stesso

Infine, il cambiamento stesso e il modo in cui viene realizzato possono essere la causa del blocco. Viene percepito come uno spreco di tempo ed energia e i costi che genera danno adito a proteste. Spesso la causa è la mancanza di comprensione dei benefici del cambiamento.

In breve, sono molti i fattori alla base della resistenza al cambiamento. E per evitare questa situazione scomoda, le persone adottano diverse posizioni.

Cambiamento! Una parola che fa rabbrividire i dipendenti. Eppure il cambiamento è talvolta necessario per la strategia di un'azienda. Vediamo le 10 ragioni principali della resistenza al cambiamento sul posto di lavoro.

1. Paura dell'ignoto: gli esseri umani sono creature abitudinarie, e questo vale anche per il luogo di lavoro. Quando parliamo di una nuova organizzazione o di nuovi processi, ci troviamo di fronte all'ignoto. Più il nuovo è vago, più è spaventoso. Il risultato è una mancanza di fiducia che porta il personale fuori dalla sua zona di comfort.

2. Mancanza di comunicazione e di trasparenza: qualcosa che viene comunicato male al team lascia spazio alle idee più selvagge all'interno. La sfiducia si insinua e tutti immaginano il peggio: tagli di posti di lavoro, sovraccarico, cambiamenti nell'ambiente di lavoro, ecc. Quindi è meglio essere trasparenti e tutti sapranno a che punto sono, senza farsi prendere dal panico inutilmente!

3. Aggrapparsi alle abitudini: "Non si può cambiare una squadra vincente! Trasformare un modo di lavorare significa fare uno sforzo che porta alla sensazione di perdere l'orientamento. Tutti noi abbiamo le nostre piccole routine quotidiane che preferiremmo non cambiare.

4. La paura di un cambiamento organizzativo in azienda: una riorganizzazione? Una fusione di team? Un nuovo software? Bastano queste parole per scatenare la resistenza. Alla base di questo fenomeno c'è spesso la paura dell'instabilità e la questione dell'adattamento.

5. Accettare il cambiamento e imparare nuovi metodi o software, ad esempio, non è facile per tutti. Questo fenomeno è spesso accompagnato da una messa in discussione delle proprie capacità e dalla paura di essere sopraffatti da queste nuove aspettative.

6. Mancanza di benefici percepiti: se i dipendenti non vedono il valore del cambiamento (tempo risparmiato nelle azioni, efficienza, comodità), si sentono meno motivati. Non cercheranno di agevolare il progetto di trasformazione.

7. Sovraccarico di lavoro: nella mente di alcuni dipendenti, un nuovo modo di lavorare significa nuove aspettative, più riunioni e un carico di lavoro mentale che esplode. Il rischio? Che le persone vedano l'introduzione del cambiamento come un ulteriore vincolo e non come un miglioramento.

8. Una cultura aziendale rigida: "Qui abbiamo sempre fatto così! Non è facile intraprendere un processo di cambiamento in aziende in cui qualsiasi forma di trasformazione è vista come una minaccia. Cambiare approccio richiede tempo e un sostegno graduale.

9. Una storia di cambiamenti dolorosi: se gli ultimi cambiamenti sono andati male, è probabile che i dipendenti entrino in una fase di resistenza collettiva. Ciò può essere dovuto a una perdita di fiducia in seguito a precedenti trasformazioni non riuscite.

10. Mancanza di coinvolgimento dei dipendenti. Un approccio imposto senza discussione e senza tenere conto della visione di tutti si scontrerà con una mancanza di coinvolgimento. Un manager che si limita a chiedere alle persone di fare le cose senza coinvolgerle nel processo decisionale si troverà di fronte a una mancanza di impegno da parte del suo team.

Come si manifesta la resistenza al cambiamento?

Comprendere le diverse forme di resistenza al cambiamento ci permette di identificare meglio i dipendenti riluttanti e ci aiuta a mettere in atto una strategia per sostenere il cambiamento. Nel suo libro Éloge du changement, Gérard-Dominique Carton identifica quattro forme di resistenza al cambiamento:

• Inerzia: il dipendente riluttante lascia intendere di essere impegnato nel cambiamento, ma non fa nulla di concreto. Aspetta che le cose passino, perde interesse per l'argomento e procrastina.
• Argomentazione: il malcontento dell'individuo riluttante si manifesta in continue negoziazioni, critiche e lamentele. Per loro tutto è aperto al dibattito.
• Rivolta: le persone indignate dal cambiamento intraprendono azioni concrete: azioni sindacali, minacce di dimissioni, ecc.
• Sabotaggio: come l'inerzia, il sabotaggio implica una falsa approvazione del cambiamento. Ma allo stesso tempo, il progetto viene insidiosamente "sabotato" (denigrazione, diffusione di informazioni o dati falsi, ecc.)

State progettando di introdurre un cambiamento importante all'interno della vostra azienda e temete già di non essere in grado di unire i vostri team? Nulla è perduto o incerto: la resistenza al cambiamento passa attraverso diverse fasi... fino a quando non viene accettata dalla maggioranza!

Le fasi della resistenza al cambiamento

Esistono diversi modi di rappresentare l'esperienza del cambiamento. Uno dei più diffusi si basa sul lavoro di Elisabeth Kübler-Ross, la famosa psichiatra svizzera.

Secondo la curva di Kübler-Ross, il dipendente resistente attraversa vari stati prima di aderire al progetto di cambiamento... il vostro obiettivo! Si noti, ovviamente, che tutte queste fasi sono vissute in misura diversa a seconda della natura del cambiamento e della sensibilità dell'individuo.

Le fasi :

• Shock: l'individuo vive l'annuncio del cambiamento come qualcosa di brutale; è sotto shock.
• Negazione: l'individuo è in fase di negazione. Pensa di non essere in grado di accogliere il cambiamento o di trovare il proprio posto all'interno del nuovo modello.
• Rabbia/frustrazione: lascia trasparire la propria rabbia, a volte cercando qualcuno da incolpare.
• Depressione/tristezza : si sentono impotenti e finiscono per rassegnarsi e/o lamentarsi. Questa fase è particolare perché segna la fine della fase discendente della curva. È a questo punto che l'individuo coglie l'ineluttabilità del cambiamento: o vi acconsente e ne accetta l'impatto sulla sua vita quotidiana, o rimane chiuso nella sua frustrazione.
• Accettazione: all'inizio della fase ascendente, inizia a modificare il proprio punto di vista. Forse il cambiamento non è una cosa così negativa?
• Sperimentazione: attraverso la sperimentazione, individuano i vantaggi della nuova situazione. Trovano un significato nel cambiamento.
• La decisione: è così, si guarda al cambiamento con occhi nuovi. Si sono lasciati alle spalle il passato e guardano al futuro.
• Integrazione: il cambiamento è finalmente integrato. L'individuo ha acquisito serenità e fiducia nella nuova situazione. Si sente addirittura entusiasta dei nuovi progetti.

Il vostro obiettivo per gestire al meglio il cambiamento? Sostenere i dipendenti resistenti fino alla fase di integrazione del progetto.

Come superare la resistenza al cambiamento? 5 soluzioni principali

Innanzitutto, ricordate che la gestione del cambiamento è un progetto a sé stante. Deve essere avviato e orchestrato come tale, e supportato da un vero e proprio piano d'azione.

A tal fine, occorre tracciare una tabella di marcia, pianificare le operazioni e valutarne la portata, in modo da poter riorientare la strategia se necessario.

Dovete anche tenere presente che un piano ben studiato spesso non è sufficiente per vincere la resistenza dei vostri team. La soluzione? Guidare i cambiamenti adottando uno stile di gestione positivo che tenga conto di tutti i dipendenti.

Quanto più si sentiranno ascoltati e coinvolti nell'attuazione del processo di cambiamento, tanto più vi aderiranno!

Questa considerazione dei team si basa su tre leve:

1) Dialogo e informazione

La comunicazione è il fondamento di una politica di gestione del cambiamento di successo.

Durante la fase discendente della curva di Kübler-Ross, è fondamentale instaurare un dialogo. Il dialogo si articola in tre filoni principali:

• Spiegare la necessità del cambiamento per l'azienda e identificare i benefici per l'individuo. Dando un significato al cambiamento, in modo sincero e trasparente, si incoraggia l'adesione.
• Invitate tutti gli interessati a partecipare al dialogo. Direzione, manager, personale operativo, rappresentanti sindacali... dando a tutti la possibilità di esprimere il proprio punto di vista sul cambiamento, si dà la sensazione che nessuno venga lasciato in disparte. Inoltre, si tiene conto dei punti di vista e delle opinioni di tutti, in modo da preparare il progetto di trasformazione in modo intelligente.
• Ascoltate in modo attivo ed empatico. Anche se dovete rimanere fermi sulle vostre posizioni, ascoltate i sentimenti e le ansie dei vostri dipendenti e discutetene in modo costruttivo.

Per convincere il vostro team ad accettare il cambiamento proposto, mostrate loro i vantaggi reali che ne ricaveranno! A volte la fonte della resistenza è semplicemente il fatto che i dipendenti non capiscono i vantaggi del cambiamento. Spiegate loro

• in che modo questa nuova funzione soddisferà le loro esigenze
• come farà loro risparmiare tempo nelle attività quotidiane,
• o come porterà a una migliore organizzazione e a soluzioni più rapide.

In termini pratici, fate loro degli esempi. Mostrate loro come questo nuovo strumento ridurrà il loro tempo di gestione amministrativa di 2 o 3 ore alla settimana! Oppure utilizzate lo storytelling per raccontare la storia di un team che ha visto migliorare la propria vita quotidiana grazie all'implementazione di questo cambiamento e a tutto ciò che il successo del progetto ha portato loro.

I vostri dipendenti sono ancora scettici? Fate una dimostrazione dal vivo in una situazione reale per dimostrarne l'efficacia.

C'è un punto chiave da ricordare: se volete che il cambiamento abbia successo, non dovete avere fretta! Se non si procede per gradi, si generano stress e blocchi. Tuttavia, non bisogna nemmeno tirarla troppo per le lunghe... una transizione che si trascina per mesi senza risultati concreti è demotivante e fa dubitare. Per portare a termine il progetto, non esitate ad anticipare e comunicare durante tutto il processo.

Procedete per fasi graduali, con revisioni regolari per garantire che i progressi rimangano in linea con gli obiettivi stabiliti. Quali sono i feedback? Qual è il punto di vista del team? I primi test sono positivi? Cogliete ogni occasione per correggere i vostri piani, in modo da ottenere il consenso prima che il cambiamento venga esteso a tutti.

Se la situazione è ancora bloccata, cercate di identificare la fonte del problema. Forse è necessario sostenere i team in modo diverso, con formazione, tutoraggio o assistenza tecnica.

4) Guidare e formare

Guidare i team durante il processo di cambiamento garantirà il successo del progetto. Se, ad esempio, state introducendo un nuovo strumento informatico o implementando nuovi metodi di lavoro, guidare il vostro personale vi garantisce di fornire loro tutte le chiavi e di metterli sullo stesso piano quando si tratta di cambiamento.

Questo può andare di pari passo con un piano di formazione, a volte fornito da un coach esterno se le risorse o le competenze necessarie non sono disponibili all'interno dell'azienda.

Se scegliete di formare i vostri team internamente, sappiate che esistono strumenti che vi permettono di farlo in modo intelligente e intuitivo. Lemon Learning, ad esempio, supporta la migrazione dei vostri dipendenti verso un nuovo software: sviluppa guide interattive integrate direttamente nelle applicazioni. Utilizzando contenuti completamente personalizzabili, queste guide forniscono assistenza passo dopo passo per scoprire e imparare il nuovo strumento.

Il risultato? Sentendosi supportati in questo modo, i dipendenti abbracceranno più facilmente il cambiamento.

5) Incoraggiare e riconoscere

Infine, una volta che il cambiamento è stato recepito dalla maggioranza, non adagiatevi sugli allori. Riconoscete gli sforzi compiuti, continuate a incoraggiare i vostri team e rafforzate così l'effetto positivo del cambiamento.

Questo riconoscimento può assumere diverse forme. Esprimetelo pubblicamente, ad esempio sottolineando gli sforzi e i punti positivi all'inizio di una riunione.

Potete anche utilizzare soluzioni dedicate come Bleexo. Una suite di strumenti dedicati al coinvolgimento dei dipendenti, all'esperienza dei dipendenti e allo sviluppo delle risorse umane, Bleexo migliora la qualità della vita sul lavoro e il dialogo. Utilizzatela per rilevare la temperatura dei dipendenti tramite sondaggi. E, allo stesso tempo, sviluppare una cultura del feedback positivo, una componente chiave dello sviluppo personale dei dipendenti e della loro autostima di fronte al cambiamento.

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Verso un progetto di cambiamento di successo

Infine, sottolineiamo l'importanza di non permettere alla sensazione di resistenza di radicarsi troppo profondamente nella mente dei vostri team.

Dovete agire rapidamente... ma non troppo!

L'adesione al cambiamento non avviene con uno schiocco di dita. Deve essere un progetto attentamente studiato, con una serie di fasi chiave. È un processo lungo, che richiede pazienza e capacità di ascolto attivo. Coach, esperti di gestione del cambiamento e software specifici sono a disposizione per aiutarvi.

E voi, avete già guidato un progetto di cambiamento? Non esitate a condividere la vostra esperienza con noi nella sezione commenti.