8 passi per trasformare le proposte di vendita in contratti firmati
La proposta di vendita è uno strumento veramente strategico nel ciclo di vendita. Il suo obiettivo è innescare una decisione d'acquisto o la firma di un contratto. Se ben costruita, la proposta di vendita diventa una potente arma di persuasione, capace di trasformare un semplice interesse in una vendita concreta. Infatti, l '84% dei clienti dichiara di preferire l'acquisto da un'azienda in grado di identificare le proprie esigenze (fonte: Salesforce Research).
Presentato sotto forma di guida, questo articolo illustra nel dettaglio tutte le fasi della stesura di una proposta di vendita, in modo che possiate padroneggiarla in modo chiaro e convincente.
Che cos'è una proposta di vendita?
Definizione generale della proposta di vendita
Una proposta di vendita è un documento formale redatto da un rappresentante commerciale per un potenziale cliente. Presenta i vantaggi di un prodotto o di un servizio in modo chiaro e convincente, evidenziandone l'idoneità a soddisfare le esigenze specifiche del cliente.
La proposta di vendita è molto utilizzata nel B2B ed è un modo molto efficace per concludere una vendita. Uno studio condotto dalla Sales Management Association ha rivelato che le aziende che considerano efficaci le loro proposte hanno tassi di acquisizione di nuovi clienti e di crescita delle vendite superiori del 40-50% rispetto a quelle che non lo fanno. Questa correlazione evidenzia l'importanza di una proposta di vendita ben strutturata e pertinente per chiudere le vendite B2B.
💡 In generale, non viene utilizzata nel B2C. Pertanto, una proposta di vendita deve persuadere i potenziali clienti che la vostra offerta soddisfa al meglio le loro esigenze e convincerli della vostra competenza in questo settore. Una buona proposta di vendita convertirà i vostri contatti in nuovi clienti.
Le diverse categorie di proposte di vendita
Esistono diversi tipi di proposte di vendita, a seconda della natura della vostra offerta. Esistono due tipi di proposte di vendita.
La proposta di vendita sollecitata
Una proposta di vendita sollecitata si ha quando i potenziali clienti chiedono una proposta.
Si parla di proposta formalmente sollecitata quando il potenziale cliente richiede la proposta e in risposta l'azienda la redige in base alle esigenze specifiche del potenziale cliente. Ad esempio, le gare d'appalto pubbliche. In questo caso, il cliente esprime un'esigenza che desidera soddisfare. Le aziende interessate devono poi presentare una proposta commerciale strutturata:
- comprensione del bisogno
- metodologia
- pianificazione,
- tariffe, ecc.
In questo caso, la proposta non è una semplice offerta: è un documento strategico, formalmente richiesto, che serve a valutare la capacità del fornitore di servizi di rispondere con pertinenza, rigore e valore aggiunto.
Le proposte informali, invece, rappresentano situazioni in cui non è necessario formulare una proposta commerciale per il cliente. Ad esempio, in occasione di una fiera, un potenziale cliente esprime interesse per un servizio dopo una discussione con un rappresentante commerciale. Senza passare per un bando di gara, chiede "un'idea del prezzo e del servizio". In questo caso, la proposta commerciale è sollecitata in modo informale: non è regolata da una procedura, ma rimane decisiva per avviare una relazione commerciale.
Proposte commerciali non sollecitate
Nota anche come proposta non sollecitata o proposta a freddo, consiste in un'offerta inviata da un rappresentante commerciale a un potenziale cliente, partner o investitore, che però non ha richiesto una proposta.
Questo tipo di proposta richiede un 'attenzione particolare da parte dell'offerente, perché usata nel contesto sbagliato e con la persona sbagliata può essere vista come spam.
È il caso di un agente che invia un'e-mail non richiesta al direttore di un'azienda in crescita, dopo aver studiato il settore e individuato le opportunità di miglioramento. In questa e-mail, l'agente offre i suoi servizi, dettagliando le soluzioni su misura per le esigenze specifiche dell'azienda. In questo caso, la proposta è non richiesta, in quanto l'e-mail viene inviata in modo proattivo, senza alcuna richiesta preventiva da parte del destinatario. L'obiettivo è suscitare interesse e avviare una conversazione di vendita.
La distinzione tra proposta di vendita e preventivo
Non è raro che si confonda questo termine con quello di preventivo. È quindi importante sottolineare le differenze tra questi due documenti commerciali.
Come abbiamo definito in precedenza, una proposta di vendita espone in modo dettagliato le esigenze del potenziale cliente e i servizi o i prodotti che l'agente propone a suo vantaggio .
Un preventivo, invece, è una sintesi delle informazioni sui servizi o prodotti che l'agente vuole vendere al potenziale cliente. Include
- quantità
- il prezzo unitario
- a volte il tempo di consegna previsto.
Il preventivo si concentra in particolare sul prezzo. Inoltre, il preventivo deve indicare esplicitamente il periodo di validità, che non è un criterio obbligatorio per la conformità legale di una proposta commerciale.
Informazioni essenziali prima di redigere una proposta
Stesura di una scheda di qualificazione del prospect
Prima di redigere una proposta di vendita, è essenziale effettuare una ricerca sul potenziale cliente. È necessario conoscere il profilo del potenziale cliente per poter personalizzare il più possibile la propria offerta e rispondere in modo adeguato alle sue esigenze. A tal fine, questo articolo presenta gli elementi chiave per la stesura di una scheda di qualificazione del potenziale cliente.
Il profilo del potenziale cliente
È fondamentale analizzare lo status dell'interlocutore. Il decisore è un acquirente, un manager o un utente finale?
Le sue esigenze possono essere esplicite o implicite. È quindi importante identificare ciò che vogliono veramente. A tal fine, è essenziale identificare :
- i loro problemi
- i loro obiettivi
- le loro priorità: risparmio di tempo, prestazioni, immagine, KPI attesi, ecc.
- il grado di urgenza delle loro esigenze.
L'agente deve approcciare il prospect valutando la storia della loro relazione. In altre parole, se l'agente ha già avuto rapporti precedenti con il potenziale cliente, o se il potenziale cliente utilizza servizi o prodotti della concorrenza, la proposta di vendita non metterà in evidenza la stessa competenza.
La vostra azienda
È necessario identificare il proprio settore di attività e i vincoli normativi che deve affrontare. Per ottenere un profilo completo dell'attività del vostro potenziale cliente, dovete anche identificare l'ambiente competitivo del vostro settore.
Altri fattori che entrano in gioco nell'analisi dell'attività del vostro potenziale cliente sono:
- le dimensioni dell'azienda: VSE, PMI, ETI, major account,
- il numero di decisori coinvolti
- la capacità di investimento.
La scheda di qualificazione del prospect
Per facilitare questa lunga ricerca, abbiamo preparato una tabella riassuntiva in PDF contenente tutte le informazioni chiave sul potenziale cliente. È inoltre possibile accedere al documento di proposta di vendita da compilare più avanti in questo articolo.
Strumenti per aiutarvi a trovare potenziali clienti
Il software di lead generation consente al team di marketing, o direttamente agli agenti di vendita, di identificare i lead. Si tratta di un processo che analizza il comportamento dei visitatori di un sito web e identifica i potenziali clienti in base a indicatori quali il numero di clic, la durata della visita e il tasso di conversione. Ecco una guida completa, con una selezione dei migliori strumenti per risparmiare tempo e profilare meglio i potenziali clienti.
Il software di prospezione clienti viene utilizzato per automatizzare le attività di identificazione e approccio ai potenziali clienti. Questo tipo di software centralizza i dati relativi alla ricerca di nuovi clienti, rendendo il processo più efficiente e pertinente. Ecco la nostra selezione dei migliori strumenti di prospezione clienti:
8 fasi per la stesura di una proposta
Fase 1: copertina
Nella prima parte, presenterete brevemente la vostra azienda. Includerete i dati di contatto della vostra azienda:
- nome dell'azienda
- il numero di telefono dell'azienda
- l'e-mail di contatto del rappresentante commerciale che invia la proposta di vendita,
- indirizzo postale
- logo
- data della proposta.
È quindi necessario annunciare brevemente la propria proposta. Ricordate la richiesta di proposta nel caso di una proposta sollecitata, o il problema del potenziale cliente nel caso di una proposta non sollecitata. Quindi, evidenziate in modo chiaro e strutturato le competenze e i valori della vostra azienda, per dimostrare la vostra capacità di fornire una risposta ottimale alle esigenze espresse dal potenziale cliente.
Attenzione: questa parte è una delle prime impressioni che il contatto ha dell'azienda. È quindi fondamentale che sia distintiva, ma allo stesso tempo graficamente in linea con l'identità e i valori del marchio. Inoltre, assicuratevi che la struttura sia il più concisa possibile.
Fate attenzione a non sovraccaricare il frontespizio! A tal fine, bisogna evitare di soffermarsi troppo sulla presentazione dell'azienda o di utilizzare un layout di pagina troppo affollato. L'obiettivo è quello di non distrarre l'attenzione del potenziale cliente dall'offerta principale.
Fase 2: Riepilogo
Questo passo è facoltativo, ma altamente consigliato. L'inserimento di un sommario aiuta a strutturare la proposta, evidenziando i diversi punti trattati. Questa fase favorisce un approccio graduale al prospect, senza sommergerlo di informazioni fin dalle prime pagine.
Fase 3: Sintesi della proposta di vendita
Il sommario esecutivo riassume il piano d'azione proposto dall'agente di vendita. Collocato all'inizio della proposta di vendita, fornisce al potenziale cliente una panoramica del contenuto complessivo.
In questa parte è necessario stabilire un legame di fiducia con il potenziale cliente. Riassumerete la storia della vostra azienda, evidenziando i progetti e le esperienze professionali che avete intrapreso in cui il problema è simile a quello del potenziale cliente. Descrivete i valori e la missione principale dell'azienda e spiegate come si allineano con le esigenze e i valori professionali del target. Scrivete questo passo, adattandolo specificamente al profilo e alle esigenze del prospect, per dimostrare una comprensione dettagliata dei suoi problemi.
In questa pagina potete aggiungere elementi visivi che confermino le vostre motivazioni e giustifichino la vostra competenza nel settore.
Fase 4: L'analisi dei problemi del potenziale cliente
Nel primo paragrafo, utilizzando le informazioni ottenute durante il processo di profilazione e identificazione del lead, scrivete la vostra analisi in dettaglio. Indicate il profilo che avete tracciato per il prospect e l'ambiente in cui lo vedete. Indicate :
- i suoi obiettivi
- i punti di forza e di debolezza dell'azienda,
- l'ambiente competitivo, ecc.
Presentate i risultati della vostra ricerca per dimostrare che avete una comprensione approfondita della loro situazione. Questo dimostra che avete tenuto conto dell'intero ecosistema dell'azienda nell'elaborazione delle vostre raccomandazioni.
Successivamente, ribadite il problema del potenziale cliente. Assicuratevi di formularlo dal suo punto di vista. Sottolineate la vostra comprensione spiegando le fonti del problema e le ripercussioni sui vari fattori. Poi, se ci sono altre sfide o minacce che potrebbero influire sulle esigenze del potenziale cliente, fornitele.
Dimostrate il vostro impegno rimanendo fedeli al punto di vista del cliente. Di conseguenza, il cliente sarà più propenso ad accettare la proposta. Infatti, se comprendete il loro problema e riconoscete i loro obiettivi, è molto probabile che la soluzione che offrite sia pertinente.
Fase 5: le vostre risposte ai problemi del potenziale cliente
Questa parte è il cuore della vostra proposta. Se finora siete riusciti a convincere il vostro potenziale cliente, questa parte determinerà se la vostra soluzione è quella di cui ha bisogno. Questa fase riprenderà le informazioni esposte brevemente nella fase di sintesi operativa e le amplierà. Indicherete le risorse necessarie per l'esecuzione del piano, la durata del progetto, la metodologia, l'implementazione, ecc.
Il formato di questa parte è abbastanza libero. Potete associare una soluzione specifica a ciascun problema, oppure affrontare direttamente problemi piuttosto ampi ed elencare le possibili soluzioni. Specificate i sacrifici necessari (costi finanziari, tempo considerevole, ecc.) per implementare ogni soluzione. E, naturalmente, elencate i vantaggi. Potreste voler fornire dati previsionali per rafforzare la credibilità e la razionalità del vostro progetto.
Fase 6: il prezzo
Il prezzo deve essere giustificato e rivelare il valore reale della vostra offerta, pur essendo in linea con il budget del potenziale cliente. Potete illustrare i vostri prezzi in modo più attraente utilizzando una tabella con i prezzi di ogni servizio offerto.
La determinazione del prezzo e del margine di negoziazione dipende esclusivamente da voi. Tuttavia, tenete presente che l'offerta di opzioni di prezzo massimizza le possibilità di concludere l'affare.
In ogni caso, la proposta di vendita non è un'offerta e quindi non si concentra sul prezzo, ma sui vantaggi di contrattare con voi e non con un altro agente.
Fase 7: Sintesi delle vostre competenze
In questa parte, riassumete tutti i motivi per cui siete un agente di vendita unico, ribadite perché vi siete impegnati in questo progetto con questo potenziale cliente e ribadite i vantaggi e i fattori chiave di successo del vostro piano. Convincete un'ultima volta il potenziale cliente dei vantaggi che otterrà da voi e che non otterrà dalla concorrenza.
Fase 8: Termini e condizioni
Infine, stabilite i termini e le condizioni del contratto in modo che il potenziale cliente possa agire il prima possibile.
Modello di proposta di vendita
Per aiutarvi a redigere una proposta di vendita, abbiamo messo a disposizione un esempio in Word da scaricare, in cui dovrete solo riempire i campi mancanti.
Come potete essere sicuri di chiudere con la vostra proposta di vendita?
La proposta di vendita non deve mai essere vista come una mera formalità, ma come una leva strategica per la conversione. Per massimizzare le possibilità di concludere l'affare, ogni elemento deve essere pensato in modo rigoroso, preciso e coerente. Non si tratta solo di rispondere a una richiesta, ma di :
- dimostrare una comprensione approfondita del potenziale cliente
- anticipare le sue aspettative
- proporre una soluzione chiara, vantaggiosa e credibile.
Seguendo metodicamente i passi di questa guida, potrete strutturare la vostra proposta di vendita in modo persuasivo. Personalizzare i contenuti, concentrarsi sui vantaggi e fornire informazioni trasparenti sono tutti fattori che hanno un impatto positivo sulla decisione di acquisto.
Infine, una proposta di vendita efficace è quella che riesce a stabilire un legame di fiducia. Rassicura le persone, promuove la vostra competenza e rende chiaro il valore aggiunto della vostra offerta.
Domande frequenti sulle proposte di vendita
Quale formato devo usare per la mia proposta di vendita?
Il formato di una proposta di vendita gioca un ruolo essenziale per la sua leggibilità, credibilità e impatto sul potenziale cliente. Il formato più comune è il PDF. È quindi consigliabile convertire la proposta in PDF prima di inviarla.
Quale strategia devo adottare per dare seguito a una proposta senza risposta da parte di un potenziale cliente?
Per dare seguito a una proposta di vendita rimasta senza risposta, aspettate da 3 a 5 giorni lavorativi, quindi inviate un breve messaggio personalizzato e cortese. Ricordate la data di invio della proposta, offrite il vostro aiuto e rendetevi disponibili per una discussione. Se necessario, variate i canali (e-mail, telefono, LinkedIn) e limitatevi a 2 o 3 promemoria distanziati. Mantenete un tono professionale, non insistente.
Come si risponde a un'obiezione dopo aver inviato una proposta di vendita?
Innanzitutto, riformulate l'obiezione per dimostrare che avete capito. Successivamente, convalidate la preoccupazione del potenziale cliente, fornite una risposta personalizzata sottolineando il valore della vostra offerta ed eventualmente proponendo un compromesso. Infine, incoraggiate il potenziale cliente a porre ulteriori domande e concludete positivamente ribadendo la vostra disponibilità.
Articolo tradotto dal francese